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Alfresco for dummies : Una introducción funcional y técnica a Alfresco

¿Qué es Alfresco?

Alfresco es un sistema software diseñado para gestionar de forma eficiente toda la documentación de una organización. Por documentación entendemos cualquier tipo de documento digital como podría ser un documento de Microsoft Word, un PDF, una imagen JPG, una hoja de cálculo, etc. En inglés técnico este tipo de soluciones se conocen como Enterprise Content Management (ECM) o Content Management System (CMS) y gracias a ellas podemos conseguir una gestión y acceso unificado a toda la información generada en la organización. En pocas palabras, Alfresco es un sistema informático capaz de solucionar toda la problemática de gestión de la documentación desde la búsqueda de documentos por palabras clave o la clasificación en “carpetas” hasta la gestión de distintas versiones de un mismo documento, pasando por la creación de documentos de forma colaborativa (por varias personas a la vez) o la automatización de procesos de negocio relacionados con la gestión de la documentación (workflows). Alfresco puede ser visto como un gran almacén centralizado de documentación, es decir, un único lugar virtual donde se encuentran todos los documentos de la organización. Gracias a su centralización hay determinadas tareas que se van a simplificar mucho, por ejemplo, la salvaguarda de la documentación de toda la organización. En muchas ocasiones nos encontramos empresas e instituciones en las que cada empleado almacena la documentación con la que trabaja en su equipo personal. Salvaguardar la información en este escenario es muy complicado y hay que poner en marcha sistemas de backup avanzado que se conecten cada cierto tiempo al equipo de todos los empleados y hagan copias de seguridad de sus carpetas. Por desgracia, en la práctica pocas veces se hace así y simplemente se delega en los empleados confiando en que estos harán una copia de sus documentos importantes en algún DVD, CD, en alguna carpeta de red o enviándolo a una cuenta de correo. Si tenemos un repositorio de Alfresco basta con hacerle una copia de seguridad a este repositorio y tendremos a salvo toda la documentación. Mucho más fácil, ¿verdad?.

¿A quién le sirve?

Alfresco es un sistema de gestión de contenidos generalista que puede ser aplicado a cualquier tipo de organización, independientemente de su naturaleza jurídica, su tamaño o el sector en el que opere. Esto es, Alfresco es una herramienta válida para un Ayuntamiento de una pequeña población, para una PYME que opere en el sector industrial o para una gran empresa del sector del comercio. En la web oficial de Alfresco tenemos documentación sobre casos de éxito de implantación del producto. La dirección donde puedes encontrarla es la siguiente : http://www.alfresco.com/customers/ . También existen en Internet otros casos de estudio no oficiales, uno de los más curiosos es una tésis que aborda en un extenso documento PDF la personalización de Alfresco para ser utilizado como repositorio de imágenes médicas : http://doks2.khk.be/eindwerk/do/record/Get?dispatch=view&recordId=SKHKff...

¿Cómo es posible esto?

¿Puede existir un software tan genérico que sirva para gestionar documentación en casi cualquier entorno? La respuesta es sí, puede existir. La arquitectura interna de Alfresco es muy compleja y está basada en algunos principios avanzados de Ingeniería de Software como la programación de componentes software altamente cohesivos y de bajo acoplamiento, la inyección de dependencias y la programación Orientada a Aspectos. Además, Alfresco incorpora en sus “tripas” a otros proyectos de software libre de éxito como puede ser Spring Framework o Apache Lucene. En resúmen, Alfresco es un producto técnicamente muy complejo y potente y sólo de esta forma puede llegar a satisfacer las necesidades de gestión documental en escenarios tan diversos. No obstante, para adaptar el software a nuestra organización es imprescindible un trabajo de consultoría, implantación y , en ocasiones, pequeños desarrollos sobre la infraestructura de base que proporciona Alfresco. Es decir, no basta con descargar Alfresco e instalarlo. ¡¡¡Esta operación en sí no aporta valor a la organización!!! Es necesario conocer la operativa diaria, los tipos de documentos que se gestionan, los perfiles de cada empleado, las políticas de acceso a la documentación y los procedimientos de gestión documental que de una forma más explícita o implícita existan en la organización. Sólo después podrá implantarse y adaptarse Alfresco por un equipo de expertos en el producto y podremos obtener unos resultados satisfactorios.

¿Qué necesito para tener funcionando Alfresco?

Los requisitos hardware y de comunicaciones (las máquinas que necesitamos) para tener funcionando el sistema son bastante asequibles para la mayoría de organizaciones y además están intimamente relacionados con el tamaño de la organización: empresas pequeñas necesitarán un único ordenador que actúe como servidor u ordenador central mientras que sólo las grandes organizaciones requerirán de un complejo hardware. Para una empresa cuyo tamaño no supere las 50 personas basta con un único equipo con 2GB de RAM y un procesador Dual Core. Este tipo de equipos no tienen ni siquiera consideración de servidores y podría servir como ordenador central un buen ordenador personal (un PC). En cualquier caso la inversión es pequeña. Para empresas grandes que quieran tener el sistema en alta disponibilidad (que el sistema esté "siempre" accesible, es decir, que no se caiga) y con tolerancia a fallos (si alguna de las máquinas sufre un problema técnico como que un disco duro salga ardiendo, el sistema no se ve afectado) la arquitectura de despliegue puede complicarse hasta entornos clusterizados en los que varias máquinas participan de manera coordinada para dar servicio a los usuarios. ¿Y cuanto disco duro necesitaré? Pues depende de forma directamente proporcional al número de documentos que vayamos a tener en el repositorio central. El espacio en disco duro que ocupa Alfresco, el S.O. y la base de datos suele ser despreciable (con 3GB suele ser más que suficiente) y las cuentas las podemos hacer directamente teniendo en cuenta el tamaño de los documentos digitales que vamos a guardar y el número de ellos que estimamos.

Puedes obtener más detalles en el post dedicado al hardware necesario para tener funcionando Alfresco

 

¿Qué cosas se pueden conseguir?

El primer beneficio que podemos obtener de Alfresco es evidente: tenemos toda la información importante de la organización en un único espacio virtual. O lo que es lo mismo, todo controladito. Si nuestros técnicos hacen bien su trabajo la información estará siempre accesible y salvaguardada y podríamos recuperarla incluso después de graves desastres. Los documentos estarán acompañados en todo momento de la metainformación que los describe. Es decir, si queremos especializar el sistema para que almacene PDFs con facturas escaneadas, podemos hacer que los ficheros pdf lleven asociada cierta información como por ejemplo el cliente para el cual se hizo la factura o el importe de la misma. Extraer esta metainformación del fichero hará posible que luego podamos hacer filtrados por ella y lanzar búsquedas como la que sigue: "devuélveme los documentos que sean facturas por un importe superior a 1.000€ y cuyo cliente sea la empresa XXX". La información es accesible a través de redes informáticas (podríamos acceder desde una Intranet y/o Internet y a través de distintos protocolos estándares como HTTP, FTP, carpetas compartidas, etc.) y gracias al potente sistema de seguridad que incorpora Alfresco podemos conseguir sin temor un modelo colaborativo en el que todas las personas de la organización participen en la generación del conocimiento colectivo. El siguiente punto a destacar es el potente motor de búsquedas que hará que todos los documentos que subamos estén indexados. Esto es, cuando subimos un PDF, Alfresco lo transforma a texto plano (siempre y cuando no esté protegido) lo lee y guarda una relación de las palabras que están DENTRO del documento. Esta relación se guarda en un registro que llamamos índice de búsquedas y que gestiona un componente software integrado en Alfresco conocido como Apache Lucene. Cuando posteriormente hacemos una búsqueda por alguna de las palabras Apache Lucene recupera los documentos relacionados con la palabra buscada desde el índice y arroja rápidamente los resultados. Es decir, gracias a la indexación previa de los contenidos, las búsquedas a texto completo son eficientes. Además, podemos buscar y filtrar a partir de la metainformación que habíamos definido en nuestro modelo, es decir, si nuestras facturas van acompañadas de su fecha de emisión y de su número de factura, podremos filtrar sin más a partir de estos campos propios. Busquedas avanzadas en Alfresco Gracias al soporte a flujos de trabajo y la integración con el motor de workflows JBoss JBPM, nuestros procesos de gestión documental estarán automatizados y gestionados directamente por el sistema. Simplificando un proceso de gestión documental no es más que un conjunto de pasos o tareas ordenados en una secuencia. Cada una de las tareas está asignada a una persona o grupo de personas y el sistema sabe qué tiene que hacer cuando se termine la tarea (por supuesto, puede hacer cosas distintas en función del resultado de la tarea). Por ejemplo, podemos conseguir que en una organización cuando se recepcione un documento PDF se clasifique automáticamente en una “carpeta” dependiendo del tipo de documento que sea (por ejemplo podríamos tener 3 “carpetas” para los diferentes tipos de solicitudes que recepciona un departamento de RRHH), posteriormente se cree una tarea administrativa para que cierta persona revise formalmente el documento, si la solicitud es correcta el documento validado pasaría a un técnico que generaría otro documento de aprobación o denegación y este sería enviado a la persona que había hecho la solicitud. También obtendremos beneficios en cuanto a la transformación de documentos o imágenes a otros formatos. Por ejemplo , si un usuario sube una imagen en formato JPG será sencillo convertirla a PNG y cambiarle el tamaño. Esto no es más que un pequeño resumen de las características que considero más importantes según mi experiencia en implantaciones de alfresco. No obstante Alfresco es un gestor realmente potente y podemos conseguir muchísimas otras funcionalidades. ¡Espero vuestros comentarios!

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